仕事の醍醐味を学ぶエントリー。
今回は資料作成にまつわる話です。
目次
共有フォルダから資料を流用していた時代
前職は営業でしたので、日々顧客向けにプレゼンをしていました。
外資IT企業だったので、資料は社内で共有されていることが多く、自身で作成した資料も共有フォルダに入れてました。
ご存知の通り、資料作りは時間がかかります。
業務効率をあげるためには、資料が共有できる仕組みは非常に有益でした。
一方で、人が作成した資料は、自身で説明出来ないことや理解が及ばないこともあります。
説明出来ない資料は顧客には見せるな！
新人時代に先輩に注意されたのを覚えています。
時間を短縮できる代償。
顧客毎に資料をつくる。
「なんて無駄なことなんだ。。」
新人の頃は思っていました。
しかしながら、今にして思えば顧客毎に課題は異なるため、当たり前のことです。
外資ITメーカー会社にいたため、無意識にプロダクトアウトな思考が染み付いていたのかもしれません。
プロダクトやソリューションの内容説明よりも、それらがどのようにお客様の課題に関与し解決へと導いてくれるのか、前提の部分が重要になる。
顧客毎に課題があるにもかかわらず、まるっと流用するなんて。。
似たような状況下で使用した資料を流用し、時間と手間と言うコストを削減した代わりに、脳内で汗をかくことを疎かにしていました。
自分で資料をつくる
自分で資料をつくるようになると、自分の言葉で全てを説明します。
すると、流用していた資料にあるカッコイイ言葉や横文字は使用しなくなります。
結果的に、言葉自体はとても陳腐なものになる。
しかしながら、不思議と想いが顧客の心に届きやすくなります。
自分の言葉で語ることの重要性を体感した瞬間でもあります。
以来、基本的には自身で資料をつくる。
一部流用したとしても、一番伝えたいところは自身でつくりました。
脳みそから血が出そうになるまで考え抜いて、血肉化された言葉で語る。
顧客に対する誠意だと考えています、いまでも。
ESや職務経歴書も同じ。
いまでは仕事柄、資料の添削もさせて頂いております。
エントリーシートや職務経歴書等。
だからこそ、なのですが、
資料を読むと、その方がどれだけ脳内で汗をかかれているかがわかります。
地に足着いている方とそうではない方。
ビッグマウスな方も居れば謙虚な方も居ます。
資料上の言葉は饒舌だけど、いざ会うとコミュニケーションが苦手だったり。
資料作成は上手ではなくても、話すと饒舌な方も少なくありません。
得手不得手もあるため色々な方が居るのですが、総じてこれだけは言えます。
自分の言葉で明記し、自分の言葉で語りかけられてはじめて相手に届きます。
格好付ける必要はありません。
前職に居たときは、やたら得意気に横文字を使っていましたが…orz
パワーポイントの資料作成や職務経歴書の添削、ブログも実は同様だと最近になってようやく気付くことができました。
ブログも同じと気付くことが出来るになったことは、ブログ開始から3ヶ月たって、少しはブログ筋がついた証かもしれませんね。
資料作成に通じる共通点
というわけで、提案資料、職務経歴書、ブログに通じる共通点の中でも特に大切な三点をあげたいと思います。
全てに意味がある。
フォントの大きさ、色、配置にも意味がある訳です。
コンサルファームの方々は当然だと思っていますが、意外とそこまで考えずになんとなく資料作成されている方も少なくありません。
かつての私のように。
1:Nの場で、大きなセミナーで登壇するときは、バックカラーが黒で、文字を白にすると、後ろの人まで見やすいとか。
弊社の場合は、兄弟で会社を経営しているため、板橋、イタバシ、ITBSと企業名を覚えてもらえるようにしているとか。
資料作りだけに留まらず、オフィスを表参道に構えているのも、ここなら立ち寄っても良いかな？と不信感を排除し、好奇心を持ってもらい易い場所にしているとか。
説明出来ない余地はつくらないのが鉄則です。
全てに意味を持たせられる状態にしましょう。
ワンシート・ワンメッセージ。
特に、パワーポイントの場合の話です。
あれもこれも伝えたくなるのですが、メッセージはシンプルかつ端的に。
職務経歴書でも、あれもできる、これもできるって人が多い。
ランチいくとき、ブュッフェに行くようなもの。
和洋中を色とりどりにお皿に盛っても、食べ終わったときには満腹感のみ。
食べ物の印象は全く残らないのと同じです。
あなたは食に例えると何ですか？
パンチ力があって腹持ちの良い営業力に富んだらーめんなのか、いつでも誰とでもお供できるサポート役に適したおみそ汁なのか、シンプルにして欲しい訳です。
無駄を削ぎ落していく過程が思考を鍛える。
資料作りでもブログでも同じ。
色々と言いたくなる。
色々と詰め込みたくなる。
トライアスロンでも、色々と荷物や補給食等入れたくなるし。
でも、要らないものも実は多い。
何が必要で何が要らないのか、
贅沢を言えば全部要るけど、本当になければならないものは何なのか、
詰め込んで安心して事なきを得るパターンって多いですよね？
捨てることって決断することと近い。
あらゆるケースを想定してこれでもかって程考える。
だからこそ、後々血となり肉となる。
資料も言葉も流用しているうちは楽している証。
自分の言葉でシンプルに伝えてこそ相手に響く。
たとえ、お願いされた資料作成だとしても、思考力や決断力を鍛える場と思えば、積極的に仕事もできますよね？
資料のコピーばかり取らされる人は、上手い資料を作っている人、そうでない人を見極めながら、その違いを自分の言葉で表現出来るようにしましょう。
仕事を作業と捉えず、醍醐味を見出していきましょう！
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【編集後記】
先日ご紹介頂いたLazyというカジュアルイタリアンのお店を別の場で利用させて頂きました。
やはりお客にも喜んでも頂けました。
自分が紹介され嬉しかったお店を人に紹介して喜んで頂く。
仕事も同様ですが、こうした御縁を大切にさせて頂きたいなと改めて実感しました。
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